在工作中遇到问题怎么办?这七种方法教你如何正确分析和解决问题!
解决问题之前先要分析问题,将问题本源分析清楚,问题也就迎刃而解了。本文就常见问题分析方法做了整理汇集。
看到一本书上的一个问题分析案例,觉得很有意思。
杰斐逊大厦墙有裂痕,为什么?因为墙面经常冲洗,被腐蚀了。为什么冲洗?冲洗是因为鸟粪多。为什么会有鸟粪?因为蜘蛛多,鸟过来觅食。为什么蜘蛛多?因为这里阳光好利于繁殖。怎么解决墙面问题,不是用环保清洗剂也不是用电网防蜘蛛,拉上窗帘就行了。
这是 5Why 分析法最直接的应用。在日常工作中,我们经常会出现抓不住问题本质的情况,只是“肤浅”看到表面问题。如同上面故事一样:这次修好墙的裂痕很快就会出现相同问题。
SWOT分析法
Strengths:优势Weaknesses:劣势Opportunities:机会Threats:威胁
意义:帮助大家清晰地把握全局,分析自己在资源方面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对个人及企业发展有着非常重要的意义。
PDCA循环规则
Plan:制定目标与计划
Do:任务展开,组织实施
Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查
Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划
意义:每一项工作,都是一个pdca循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,最终形成闭环效果。在日积月累的渐进改善中,实现质的飞跃。
6W2H法
What:工作的内容和达成的目标
Why:做这项工作的原因
Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人
When:在什么时间、什么时间段进行工作
Where:工作发生的地点
Which:哪一种方法或途径
How:用什么方法进行
How much:需要多少成本
意义:做任何工作都应该从6W2H来思考,这有助于我们思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H,能节约写报告及看报告的时间。
SMART原则
Specific 具体的
Measurable 可测量的
Attainable 可达到的
Relevant 相关的
Time based 时间的
意义:人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。有的又如此解释此原则:
S代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
R代表现实性(realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察;
T代表有时限(time bound),注重完成绩效指标的特定期限。
时间管理-重要与紧急
A、重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也不能做
B、重要不紧急
准备工作
预防措施
价值观的澄清
计划
人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力
C、紧急不重要
造成干扰的事、电话、
信件、报告
会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事
D、不重要不紧急
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间
优先顺序=重要性*紧迫性
在进行时间安排时,应权衡各种事情的优先顺序,要学会“弹钢琴”。对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在忙于救火,那将使我们的工作永远处理被动之中。
任务分解法[WBS]
即Work Breakdown Structure,如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动。
WBS分解的原则:将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。
WBS分解的方法:至上而下与至下而上的充分沟通;一对一个别交流;小组讨论。
WBS分解的标准:分解后的活动结构清晰;逻辑上形成一个大的活动;集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点;所有活动全部定义清楚。
意义:学会分解任务,只有将任务分解得足够细,才能做到心里有数,才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间。
二八原则
巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基上。
举例说明:80%的销售额是源自20%的顾客;80%的电话是来自20%的朋友;80%的总产量来自20%的产品;80%的财富集中在20%的人手中;
这启示我们:在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。